Software informático ¡Optimiza tu gestión en el Spa!

18 octubre, 2011 by Francisco D'Altilia | 0 comments

Imprescindibles. Así son los programas informáticos diseñados para optimizar y garantizar una correcta gestión de las actividades desarrolladas en el Spa. Afortunadamente, el mercado del software no cesa en su trabajo de especialización lanzando productos específicos para tu negocio que te permitirán tenerlo todo bajo control. Elige bien y aprovecha todas las ventajas que te brinda la informática.

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El sector Spa ha crecido a un ritmo vertiginoso configurándose con unas características y requerimientos propios que le identifican y distinguen de otro tipo de negocios. Dicha circunstancia exige la creación de productos específicos capaces de atender sus demandas. Conscientes de esta realidad, en el mercado informático hallamos una interesante oferta de software especialmente ideado para garantizar una óptima gestión del universo Spa (resorts con Spas, balnearios, hoteles con Spa, Spas urbanos…). Las posibilidades de elección son múltiples, por eso es necesario realizar una exhaustiva valoración de las prestaciones de cada uno de estos programas, valorar su capacidad para ajustarse a tu centro y determinar cuál es el más adecuado para nuestro caso. Atrás quedaron ya las ‘adaptaciones’ de programas genéricos. Ahora las soluciones a nuestro alcance son mucho más sencillas, eficaces y dirigidas. Confiar en las prestaciones informáticas garantizará una gestión sobresaliente del negocio.

Todo en orden
Si pretendemos que nuestro espacio sea un lugar que inspire paz, relajación y confort, no podemos descuidar ni un solo detalle. Una agenda desorganizada o una inadecuada provisión de productos cosméticos, por ejemplo, pueden llegar a transmitir una imagen poco atractiva del lugar. Para evitarlo, bastará con contar con un programa de gestión capaz de controlar estos y otros aspectos que pasamos a enumerar a continuación.

  • Agenda: probablemente la piedra angular en torno a la que se articula las actividades del Spa. Más allá de un mero recopilatorio de citas y tratamientos solicitados, la agenda informatizada nos permite contar con información de gran utilidad. En este apartado se podrán grabar, por ejemplo, los datos del cliente, el servicio y duración del protocolo, la cabina en la que será atendido y el personal que le atenderá. Su automatización facilita el seguimiento de cada cliente, con detalles sobre la frecuencia de sus visitas, el tipo de tratamientos demandados o, si procede, los productos que suele adquirir tras los tratamientos y la frecuencia de la compra. Asimismo, la función agenda de muchos de los programas ofrece la posibilidad de enviar automáticamente al cliente un SMS recordando su cita.
  • Facturación, ventas y cobros: bajo este epígrafe, y en función del software que adquiramos, podemos hallar, entre otros, los siguientes datos: recaudación diaria, semanal, mensual y anual, tanto global como pormenorizada por servicios y ventas.

Además, existen programas que permiten gestionar los pagos fraccionados, si los hubiera, registrando el número de pagos a abonar, los plazos ya satisfechos o los pendientes de cobro.

  • Almacén y compras: en base a la información obtenida en el apartado anterior, la aplicación deberá informar de las necesidades del Spa en cuanto a provisión de productos necesarios para ejecutar cada servicio.
  • Gestión de empleados: para garantizar un óptimo servicio al cliente es importante conocer al detalle qué trabajo realiza cada uno de nuestros empleados, quién recibe más solicitudes o quién registra un mayor número de ventas. Esta función también debería permitir la gestión de sus horarios o días de vacaciones.
  • Gestión documental: desde la primera visita de nuestro cliente al centro debemos ir confeccionando una ficha que reúna información documental de interés para una atención adecuada. En ocasiones, será necesario tener en cuenta su historial médico con documentos tales como analíticas, informes de alergias o reacciones adversas a cualquier producto, radiografías… El programa debe permitir integrar toda esta información, configurar un perfil y, sobre todo, garantizar la confidencialidad de todos los datos introducidos, permitiendo el acceso sólo al personal autorizado para ello.

Aunque los módulos de estos programas informáticos pueden ser más numerosos o presentarse bajo otros epígrafes, con los grupos aquí detallados sería posible organizar y gestionar sin problemas el funcionamiento de un Spa.

Requisitos deseables
Obviamente es indispensable que el programa de gestión informática elegido posea las herramientas necesarias para organizar las tareas desarrolladas a diario en el centro pero, además, es importante que este producto posea las características necesarias para facilitar su manejo y aprovechar todas sus prestaciones. En este sentido, cobra especial relevancia atributos como:

  • Sencillez: de nada serviría contar con el software más avanzado si no somos capaces de descifrar su manejo o si cada función a ejecutar exige un arduo trabajo. Al contrario, los programas deben ser sencillos, fáciles de manejar, intuitivos y ágiles que permitan utilizarlos sin necesidad de tener conocimientos previos de informática.
  • Flexibilidad: aunque la estructura y funcionamiento de un Spa se mantiene básicamente igual en centros muy distintos, cada uno de ellos posee aspectos diferenciadores. Por este motivo, es interesante que el programa permita realizar cambios acordes a las necesidades específicas de nuestro Spa.
  • Mantenimiento: aunque se trate de un sistema sencillo es conveniente seguir las indicaciones marcadas para garantizar el correcto funcionamiento del sistema e incluso asegurarse de que la empresa instaladora ofrece un servicio de mantenimiento capaz de resolver cualquier contratiempo.
  • Seguridad: la información recogida en estos programas es eminentemente confidencial, por eso, es muy importante que el software garantice un alto nivel de seguridad en el manejo de los datos.
  • Multigestión: cuando existe más de un centro perteneciente a una misma cadena, o el Spa forma parte de un complejo mayor (hotel, resort…) es importante que la información pueda ser contrastada y compartida por los diferentes centros o áreas.
  • Herramientas de fidelización: esta es una función frecuente en los programas diseñados específicamente para este tipo de enclaves. Gracias a ellas será posible realizar acciones de marketing directo y promociones.

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18 octubre, 2011 by Francisco D'Altilia | 0 comments

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